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C.3. Fonctionnement - Budget

Les outils d'animation d'ASR

Le comité de pilotage proposé pour ASR souhaite maintenir l'éventail des actions existantes avec quelques aménagements mineurs pour mieux répondre aux demandes de notre communauté. La plus importante modification proposée est une présentation structurée sous la forme de marches d'un escalier permettant à un chercheur de devenir de plus en plus visible au fur et à mesure que ses travaux gagnent en maturité. Cet escalier commence dès la thèse et se prolonge au delà des outils indiqués ici, avec la venue de conférences internationales en France et l'animation des actions et des pôles d'ASR, entre autres responsabilités.

Nous indiquons entre parenthèses les références utilisées dans le bilan financier et une période typique pour chacune des marches de l'escalier. Il s'agit d'une indication et non d'une obligation et il n'y a pas de cheminement obligatoire dans l'escalier. ASR souhaite continuer à soutenir les initiatives et les parcours pluri-disciplinaires, transversaux et innovants. Nous n'oublions pas notre second objectif, de façonner et diffuser un paysage scientifique clair, malgré cette présentation centrée sur les principaux instigateurs des outils d'animation.

Les demandes de soutien se feront par un formulaire électronique à remplir sur le CMS (site internet) d'ASR. Dès l'accord de financement, le candidat recevra un identifiant et un mot de passe sur ce site afin qu'il rédige un compte rendu, un bilan ou une présentation des points essentiels. La liste des comptes rendus, bilans et présentations sera mise à jour sur le site d'ASR pour chacun des outils d'animation. L'instigateur pourra indiquer les pôles et/ou actions de rattachement de son initiative afin que le compte rendu, le bilan ou la présentation soit repris dans les pages internet les concernant. La prise en charge financière du ASR n'interviendra pas avant que le compte rendu, le bilan ou la présentation ne soit significativement avancé. Cette prise en charge s'effectuera par virement au laboratoire et après le solde des éventuelles missions, sauf cas exceptionnels. Les instigateurs pourront fournir les documents demandés par ASR en français ou en anglais.

À moyen terme, les organisateurs d'événements feront apparaître dans leur bilan le nombre de personnes présentes par catégorie (étudiant, temporaire, permanent - ces catégories sont disjointes) et par affiliation (enseignement supérieur, CNRS, INRIA, industrie - un laboratoire peut avoir plusieurs tutelles). Pour les événements récurrents, on effectuera ce comptage qu'une seule fois, par exemple à main levée, lors d'une journée représentative, ou en cas de changement important dans la liste des participants. Les organisateurs établiront aussi la liste des équipes de recherche concernées avec leur effectif, par exemple lors de la mise en place des listes de diffusion.

Bourses d'inscription à des conférences (BC et Conf Inter - doctorant, post-doctorant ou ATER)

Ces bourses correspondent à deux objectifs :

  • Le premier est d'aider un jeune chercheur non permanent à assister à une conférence phare du domaine. Pour rester dans ses objectifs d'animation, ASR souhaite limiter ces bourses aux jeunes chercheurs n'ayant pas de communication acceptée à la conférence, sauf cas exceptionnels.
  • Le second correspond à une politique volontariste d'encouragement à la tenue en France de conférences d'envergure internationale. Cette politique a pour premier effet d'augmenter la visibilité de nos équipes de recherche au niveau international. Elle permet aussi de réduire les coûts de participation aux conférences et d'envisager plus facilement une participation importante des étudiants en M2 et en thèse, en proposant par exemple des coûts d'inscription réduits à zéro pour les étudiants du site organisateur.

ASR ne couvre pas les frais de déplacement. Ceux-ci restent à la charge du laboratoire ou de la conférence (travel grant). ASR souhaite pouvoir continuer à proposer environ 24 bourses par an pour les conférences dont l'identification a commencé lors du précédent quadriennal (voir bilan). Les demandes concernant de nouvelles conférences seront expertisées par le comité de pilotage d'ASR.

Le dossier de candidature pour les participations individuelles comprendra une lettre de motivation, un CV avec une liste des publications, et une lettre de l'équipe du jeune chercheur, tous trois au format PDF. Le dossier de candidature pour la tenue en France de conférences d'envergure internationale comprendra un projet de l'appel à communications, de l'équipe d'organisation et du comité de programme. Dans le second cas, les organisateurs de la conférence recevront la somme correspondant à un nombre fixé d'inscriptions qu'ils répartiront en accord avec les critères et la politique d'ASR. Le formulaire indiquera les conférences déjà sélectionnées ou proposera de faire une demande pour une nouvelle conférence.

Mission scientifiques de jeunes chercheurs (MSJC - fin de thèse, début de carrière)

L'objectif de ces missions scientifiques de courtes durées est de financer la visite de 10 à 15 jours d'un jeune chercheur d'ASR dans une autre équipe de recherche française ou européenne. ASR souhaite continuer à afficher environ 4 bourses de ce type par an. Il couvre les frais de séjour mais pas les frais de déplacement. Ces derniers restent à la charge des laboratoires.

Le dossier de candidature comprendra une lettre d'une demi-page expliquant l'intérêt de la collaboration, un CV avec une liste des publications, une lettre de l'équipe du jeune chercheur et une lettre de l'équipe d'accueil, tous les quatre au format PDF. Le bilan (1-2 pages) devra mettre en évidence le travail réalisé. Il pourra être mis à jour ultérieurement pour pointer vers une publication présentant ce travail plus en détails.

Journées thématiques (pôles, actions et JTE - début de carrière, chercheur confirmé)

Les journées thématiques sous toutes leurs formes sont l'instrument principal d'animation scientifique d'ASR, de ses pôles et de ses actions. Le nombre et le format des journées organisées par les pôles et les actions sont indiqués dans leurs descriptions détaillées. Leur mode de financement est réévalué régulièrement par le comité de pilotage pour maintenir les dépenses d'ASR en adéquation avec ses objectifs et le soutien du CNRS.

Les journées thèmes émergent (JTE) complètent ce dispositif. Un chercheur souhaitant mettre en place une JTE dépose un dossier de candidature en remplissant un formulaire électronique. Il fournit une description thématique de la journée et indique la date, le lieu et le public attendu. Une JTE doit correspondre à une thématique scientifique qui n'est pas correctement couverte par un pôle ou une action d'ASR. Les JTE dont la thématique est adaptée, sont des incubateurs d'actions. Les membres du conseil scientifique pourront proposer des modifications d'ordre thématique ou organisationnel aux demandes de JTE. Ainsi un chercheur intéressé à mettre en place un JTE pourra contacter directement un membre du conseil scientifique proche de la thématique envisagée et finaliser le projet avec son aide.

Pour rester dans ses objectifs d'animation, ASR ne souhaite pas financer toutes les dépenses afférentes à ces journées. Par exemple, les frais de mission des participants devront rester à la charge des laboratoires. Pour tous les types de journées, le calcul du soutien par ASR prendra en compte le nombre de personnes effectivement présentes aux réunions.

Conférences et écoles d'ASR (chercheur confirmé)

ASR souhaite continuer à privilégier un nombre stable d'évènements susceptibles de regrouper largement la communauté. Un organisateur potentiel intéressé par le soutien d'ASR contacte directement un membre du conseil scientifique pour finaliser sa demande et la transmettre.

Budget

ASR souhaite répartir de la manière suivante son budget annuel en accord avec la liste d'outils d'animation que nous venons d'indiquer et le bilan du précédant quadriennal:

  • Bourses d'inscription à des conférences: 12 000 euros (24 soutiens de 500 euros) pour moitié réservés à des initiatives individuelles et pour moitié gérés par les organisateurs lors de la tenue en France de conférences internationales.
  • Missions scientifiques de jeunes chercheurs: 4 000 euros (4 bourses de 1 000 euros)
  • Journées thématiques: 15 000 euros (mise en place de 15 journées thématiques organisées par les pôles, les actions et dans le cadre de thèmes émergents - chaque journée aura un budget de 1 000 euros pour inviter un conférencier et payer une partie de l'infrastructure)
  • Conférences du GDR: 8 000 euros (10 inscription de 400 euros, 2 conférenciers invités pour 2000 euros chacun, soutien à 1 événements uniquement en moyenne par an pour favoriser le regroupement des communautés)
  • Écoles du GDR: 20 000 euros (soutien à 1.5 écoles par an en moyenne pour favoriser le regroupement des communautés)
  • Fonctionnement: 6 000 euros (mission du comité de pilotage, frais de secrétariat)

Sur un budget annuel total de 65 000 euros, nous souhaitons que le CNRS continue de subventionner le GDR pour un montant de 45 000 euros. Le soutien du ministère est relativement récent (premiers fonds notifiés en 2009) et nous avons commencé à utiliser ce soutien pour donner plus d'envergure à nos outils d'animation. Nous espérons consolider cette évolution avec le soutien confirmé du ministère (demande de FED) et éventuellement d'autres tutelles (INRIA, Telecom...) à toutes ou certaines des activités d'ASR. Nous ferons évoluer notre budget en fonction.

Le conseil scientifique agira aussi en tant qu'équipe de direction du GDR. Il se réunira au moins deux fois par an pour affecter le budget pour les six prochains mois, solliciter la création d'actions et s'assurer de la bonne visibilité des actions d'animation du GDR.